Важные правила работы с первичной документацией. Общие требования Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами. Они принимаются к учету, только если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Когда необходимый шаблон отсутствует, налогоплательщик может разработать его самостоятельно, утвердить внутренним приказом и прописать в учетной политике. При этом форма должна иметь обязательные реквизиты: наименование и дату составления; название фирмы, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении; должности лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления, и их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).Первичные документы могут составляться как на бумаге, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо иметь и хранить бумажные копии — для деловых партнеров, сотрудников контролирующих органов, суда и прокуратуры.Организация работы с персоналом Работа с первичными учетными документами — тяжелый, кропотливый и рутинный труд. Чаще всего этим занимается бухгалтерия (один из рядовых сотрудников), а главбух контролирует процесс и следит за правильностью выполнения всех операций. Проблемы с первичкой — не редкость в компаниях, где документы поступают от большого количества людей. Эксперты советуют с первых дней наладить своевременный, четкий и правильный документооборот. В дальнейшем это позволит оперативно решать споры с налоговиками, а при необходимости — уверенно чувствовать себя в суде. Обеспечение сохранности документов Чтобы бухгалтерия работала как слаженный механизм, надо продумать и организовать хранение первички. Первый вопрос, который при этом возникает, — сколько времени хранить ту или иную бумагу. Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов (см. Перечень типовых управленческих документов, утв. Росархивом России 6 октября 2000 г.) налогоплательщик должен обеспечивать четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).Федеральный закон № 129-ФЗ обязывает компании хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. В течение аналогичного срока нужно оберегать план счетов, учетную политику и бухгалтерские программы, используемые для работы (ст. 17). При этом надо учитывать, что некоторые документальные свидетельства хозяйственной деятельности подвержены естественному износу. Еще одна проблема — объем документации. Если компания существует на рынке несколько лет и ведет активную, разнообразную деятельность, наступает момент, когда управляться с кипами бумаг становится проблематично. Выходы есть.Во-первых, можно поручить ведение архива специализированной организации (государственному или частному архиву). Это потребует определенных финансовых вложений, но избавит от массы хлопот.Второй путь — выделение помещения и штатной единицы. Также справиться с ситуацией помогает электронный документооборот, как внутренний, так и внешний (в том числе отчетность по ТКС). Однако и здесь на случай поломки компьютера необходимо заниматься копированием. В любом случае уделять время и силы сохранности первички необходимо. Отсутствие такой работы чревато неприятными последствиями.В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций нужно провести инвентаризацию и по ее итогам принять меры к восстановлению утраченных первичных документов. Если необходимо, пригласить представителей следственных органов, охраны и Госпожнадзора (п. 2 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ).Уничтожить документы, срок хранения которых истек, можно на территории организации. Для этого создается экспертная комиссия и оформляется акт. Если документы для утилизации передаются в специализированную фирму, оформляется приемо-сдаточный акт или накладная. В них указывается дата передачи, количество и вес макулатуры. Отмечу: уничтожение документации в данном случае — право, а не обязанностью компании (см. письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83).За несоблюдение порядка хранения документов полагается административная и уголовная ответственность (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Если нарушены правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взимается штраф с должностных лиц компаний — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ). Грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов обойдется должностным лицам в пределах 2000-3000 руб., организациям — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Что касается уголовной ответственности, то она предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов. Такое деяние наказывается штрафом до 200 000 руб. или исправительными работами до двух лет либо арестом до четырех месяцев. Вплоть до лишения свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ). Документооборот с партнерами С поставщиками и контрагентами необходимо наладить жесткую систему взаимодействия, чтобы не был забыт или утерян ни один документ. Большой потенциал в этом смысле имеют договоры (см. подробно материал на с. 14-17). В них в том числе можно предусмотреть санкции за подачу неправильно оформленных первичных документов и нарушение графика их представления. А сам график оформить как приложение. Кроме того, эксперты советуют проверять и отбраковывать первичку сразу на стадии получения. «Если счет-фактура не соответствует требованиям статьи 169 НК РФ, налогоплательщик может в том же налоговом периоде запросить у поставщика исправленный документ. Обязательное условие — идентичность экземпляров покупателя и поставщика. Причем исправлять стоит лишь недостатки, которые приводят к нарушению названной статьи. Если обнаружены технические ошибки в ИНН, КПП, номере расчетно-платежного документа или ГТД, неверно указаны наименование организации и адрес, лучше попросить поставщика оформить новый счет-фактуру.В случае с исправленными счетами-фактурами налоговый вычет по НДС можно получить лишь в периоде исправления. Компании необходимо подать уточненные декларации за налоговые периоды, когда счета-фактуры были предъявлены (снять вычеты) и исправлены (заявить вычеты). При этом организация несет потери в сумме пеней и штрафов за период с даты неправомерного предъявления вычета по НДС по дату корректировки документов. Решаем проблемы с налоговой Общаясь с представителями налоговых органов, следует помнить, что их полномочия во время проверок ограничены. Первичные учетные документы могут быть изъяты только на основании постановления и в порядке, предусмотренном статьей 94 Налогового кодекса РФ. Главбух или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии инспекторов снять с документов копии и отметить основания и дату изъятия (п. 8 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).Также практика показывает, что в работе с первичкой силен человеческий фактор. Иногда сотрудники забывают накладные в такси или маршрутке. Маленький ребенок главного бухгалтера может порвать и испортить документы, взятые домой для работы. Вариантов — множество. В итоге фирма попадает на санкции и вынуждена оправдываться в суде. Причем не всегда удачно.