|
Очень Важные правила работы с первичной документацией, которые необходимо знать! Общие требования к ведению первичной документации Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами. Они принимаются к учету, только если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. При этом форма должна иметь обязательные реквизиты: наименование и дату составления; название фирмы, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении; должности лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления, и их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Первичные документы могут составляться как на бумаге, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо иметь и хранить бумажные копии — для деловых партнеров, сотрудников контролирующих органов, суд , прокуратуры и других госструктур. Обеспечение сохранности документов Чтобы бухгалтерия работала как слаженный механизм, надо продумать и организовать хранение первички. Первый вопрос, который при этом возникает, — сколько времени хранить ту или иную бумагу. Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов (см. Перечень типовых управленческих документов, утв. Росархивом России 6 октября 2000 г.) налогоплательщик должен обеспечивать четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Федеральный закон № 129-ФЗ обязывает компании хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. В течение аналогичного срока нужно оберегать план счетов, учетную политику и бухгалтерские программы, используемые для работы (ст. 17). При этом надо учитывать, что некоторые документальные свидетельства хозяйственной деятельности подвержены естественному износу. Еще одна проблема — объем документации. Если компания существует на рынке несколько лет и ведет активную, разнообразную деятельность, наступает момент, когда управляться с кипами бумаг становится проблематично. Выходы есть. Во-первых, можно поручить ведение архива специализированной организации (государственному или частному архиву). Это потребует определенных финансовых вложений, но избавит от массы хлопот. Второй путь — выделение помещения и штатной единицы. Также справиться с ситуацией помогает электронный документооборот, как внутренний, так и внешний (в том числе отчетность по ТКС). Однако и здесь на случай поломки компьютера необходимо заниматься копированием. В любом случае уделять время и силы сохранности первички необходимо. Отсутствие такой работы чревато неприятными последствиями. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций нужно провести инвентаризацию и по ее итогам принять меры к восстановлению утраченных первичных документов. Если необходимо, пригласить представителей следственных органов, охраны и Госпожнадзора (п. 2 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ). Уничтожить документы, срок хранения которых истек, можно на территории организации. Для этого создается экспертная комиссия и оформляется акт. Если документы для утилизации передаются в специализированную фирму, оформляется приемо-сдаточный акт или накладная. В них указывается дата передачи, количество и вес макулатуры. Отмечу: уничтожение документации в данном случае — право, а не обязанностью компании (см. письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83). За несоблюдение порядка хранения документов полагается административная и уголовная ответственность (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Если нарушены правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взимается штраф с должностных лиц компаний — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ). Грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов обойдется должностным лицам в пределах 2000-3000 руб., организациям — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Что касается уголовной ответственности, то она предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов. Такое деяние наказывается штрафом до 200 000 руб. или исправительными работами до двух лет либо арестом до четырех месяцев. Вплоть до лишения свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ). |
